Achter de schermen: Event Manager Alastair Carr van Ahoy

• Share
• 
• 
• 
• 

De schijnwerpers van het 49e ABN AMRO World Tennis Tournament zijn uiteraard gericht op de toptennissers. Maar wie zijn de mensen die de sterren laten stralen? Vandaag deel 1 in 'Achter de schermen’: Alastair Carr (33), Event Manager van Ahoy.

Wordt het een 'gewoon' toernooi met een stampvol Rotterdam Ahoy? Of een evenement zonder publiek? Of toch een editie met toegang voor een gelimiteerd aantal toeschouwers? In de aanloop naar het 49e ABN AMRO World Tennis Tournament leefde de organisatie tussen hoop en vrees. Event manager Alastair Carr, sinds 1 juli 2021 werkzaam voor Rotterdam Ahoy: "We hebben de afgelopen maanden met alle scenario’s rekening gehouden. In de zomer, toen ik bij Ahoy begon, dachten we dat we een gewoon toernooi zouden kunnen organiseren.’’

Bliksemsnel
Dat beeld draaide: begin januari zag het er nog uit dat deze editie zonder publiek gespeeld zou worden. Maar toen het kabinet tot versoepelingen van de coronamaatregelen besloot, reageerde Ahoy bliksemsnel: er zijn toch 1250 toeschouwers welkom. Dat had nogal wat logistieke gevolgen. Alastair zag hoe er binnen korte tijd bergen werk werden verzet: "We hebben binnen een week werk voor vier weken gedaan.’’

Tickets
Ingewikkeldste klus was de ticketing. Om de nieuwe situatie zo publieksvriendelijk mogelijk te houden, kregen toeschouwers die in een eerder stadium al kaarten hadden gekocht, voorrang. Bijkomende uitdaging was dat iedereen op anderhalve meter afstand van elkaar moet zitten. Het leidde tot de nodige hoofdbrekens, veel pas- en meetwerk en een oplossing die misschien niet ideaal is, "maar wel het beste wat we konden doen met de tijd die we hadden”, aldus Alastair. Dat gebeurde onder meer door de spelersopkomst te verplaatsen en het bijplaatsen van extra seats op de eerste ring.

Skyline
Alastair, die een verleden heeft als wielrenner en in vorige werkkringen onder meer ervaring opdeed met het organiseren van Zesdaagses: "Vorig jaar, bij de editie zonder publiek, richtten we ons volledig op televisie. We hebben het toernooi van 2021 nu wel als uitgangspunt genomen, dus onder meer met de mooie skyline van Rotterdam als achtergrond. Maar omdat we nu gelukkig weer publiek mogen toelaten in Ahoy, moesten we dus een situatie creëren waarbij we beide groepen, dus het publiek en alle tv-kijkers, goed bedienen.’’

Techniek
Bij alle voorbereidingen vallen nieuwkomer Alastair een aantal dingen op. Naast het kleine kernteam dat namens Ahoy het vuur uit de sloffen loopt voor het 49e ABN AMRO World Tennis Tournament, zijn er diverse vaste leveranciers. En dat werkt wonderwel, ziet Alastair: "Voor bijvoorbeeld de technische productie, de led-schermen, de stagebouw, het licht en geluid werkt Ahoy al lang samen met vaste leveranciers. Ze kennen het toernooi, weten exact wat er nodig is. Dat werkt heel goed.’’

Extra energie
Goed is het natuurlijk ook dat Ahoy eindelijk weer min of meer 'los' mag. Sinds Alastairs eerste werkdag op 1 juli zijn er wel wat evenementen doorgegaan, maar Ahoy hunkert om eindelijk weer gastheer te zijn van een groot publieksevenement als het ABN AMRO World Tennis Tournament. Een evenement met publiek geeft toch weer 'veel extra energie’, merkt Alastair, die in Engeland werd geboren en inmiddels 10 jaar in Nederland woont.

Opluchting
Tegelijkertijd is het ook best spannend, zeker de eerste dagen, zegt Alastair, of alles vlekkeloos verloopt na een periode waarin noodgedwongen vooral evenementen geschrapt moesten worden. Maar wat overheerst is de opluchting dat Ahoy weer kan doen waar het groot mee is geworden. Alastair: "We willen mensen weer kunnen laten genieten van toptennis, en iedereen een bijzondere ervaring laten meemaken. Tegelijkertijd hoop ik dat we deze editie ook kunnen gebruiken om te bouwen aan een 'gewoon’ toernooi, met een vol Ahoy, voor volgend jaar.’’